החתימה הדיגיטלית אמנם נעשתה נפוצה מאוד בשנים האחרונות, אך החתימה האלקטרונית בפני עצמה אינה המצאה מאוד חדשה. אין ספק כי היא מחוללת שינוי משמעותי לטובה, בעוד חוסכת הרבה התעסקות בניירת, מזרזת ומנגישה את ההחתמות על מסמכים בכל המגזרים, ובתוך כך גם תורמת לאיכות הסביבה.
לא המצאה של השנים האחרונות
למעשה, תחילתה של החתימה הדיגיטלית של ימינו בחתימה האלקטרונית. לאורך העשורים האחרונות התרבתה תעבורת המידע האלקטרוני, כולל מסמכים בעלי רגישות, והיה צורך להסדיר את הנושא מבחינה חוקית. כך בא לעולם חוק החתימה האלקטרונית, המגדיר בין היתר שבמסמכים מסוימים צריכה להיות חתימה מאובטחת. כלומר, מסמכים שעליהם חוץ מחתימה כלשהי (כמו לוגו חברה או שם החותם) יש גם קובץ מוצפן התורם לאמינות, אבטחה ותוקף המסמך, ומוודא שגורמים בלתי רצויים לא שינוי אותו.
לאחר מכן, מס הכנסה ומוסדות ממשל נוספים אימצו את החתימה המאובטחת, וגם נוצרו תקני אבטחה ברורים. אז כיום, כל מערכת חתימה דיגיטלית המכבדת את עצמה מוסיפה את אותו קובץ מוצפן בצורה אוטומטית, וללא התערבות יד אדם.
החתימה הדיגיטלית נכנסת לתמונה
לאור הפיתוחים הטכנולוגיים של השנים האחרונות, חל שינוי משמעותיים בתעבורת המסמכים האלקטרוניים. השינוי מתבטא בכך שכיום ניתן להמיר מסמכים רגילים לכדי טפסים דיגיטליים, כלומר טפסים זהים לגמרי למקור, רק שאפשר למלא ולחתום עליהם אונליין. את החתימה ניתן לבצע באמצעות העכבר או על מסך המגע של הטלפון הנייד. עקב כך, כיום ניתן למלא ולחתום על מסמכים בצורה קלה מאוד, בלי שיהיה צריך להדפיס או לסרוק אותם, בלי לתייק אותם ידנית או בכלל להשתמש בנייר. ומכיוון שאין תלות בציוד משרדי, את החתימה והמילוי אפשר לעשות מכל מקום ובכל זמן.
זוהי בשורה מצוינת עבור עסקים וארגונים, שיכולים להחתים על טפסים דיגיטליים עובדים, לקוחות, שותפים, בעלי תפקידים וכן הלאה, בקשת רחבה של תחומי פעילות. יתר על כן, ניתן לשלוח בקליק את הטפסים לכל כמות של נמנעים, ניתן להגדיר מועדים לשליחת מסמכים אוטומטית, ניתן לקבל התראות למועדי שליחת מסמכים, ניתן לנהל סבבי חתימות, ועוד.
כפועל יוצא מכך, חתימה דיגיטלית גם חוסכת המון התעסקות וזמן. בנוסף, ישנו חיסכון לא קטן בהוצאות משרדיות על ניירת והספיחים שלה, וגם הקטנה משמעותית של טעויות אנוש במילוי מסמכים ותיוק שלהם. זאת, כאמור, בנוסף לתרומה גדולה לאיכות הסביבה בזכות החיסכון בשימוש בנייר.
קרדיט לתמונות FREEPIK
